Perencanaan merupakan salah
satu fungsi vital dalam kegiatan manajemen proyek. Perencanaan dikatakan baik bila seluruh
proses kegiatan yang ada didalamnya dapat diimplentasikan sesuai dengan sasaran
dan tujuan yang telah ditetapkan dengan tingkat penyimpangan minimal serta
hasil akhir maksimal.
Perencanaan adalah Suatu
tahapan dalam manajemen proyek yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan
sasaran sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administratif agar dapat
diimplementasikan. Tujuannya Melakukan usaha untuk memenuhi persyaratan
spesifikasi proyek yang ditentukan dalam batasan Biaya, Mutu dan Waktu serta
faktor keselamatan.
Penjadwalan proyek merupakan salah satu
elemen hasil perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana
dan kemajuan proyek dalam hal kinerja sumber daya berupa biaya, tenaga kerja,
peralatan dan material serta rencana durasi proyek dan progres waktu untuk
menyelesaikan proyek. Dalam proses penjadwalan, penyusunan kegiatan dan
hubungan antar kegiatan dibuat lebih terperinci dan sangat detail. Hal ini
dimaksudkan untuk membantu pelaksanaan evaluasi proyek. Penjadwalan atau
scheduling adalah pengalokasian waktu yang tersedia melaksanakan masing –
masing pekerjaan dalam rangka menyelesaikan suatu proyek hinggah tercapai hasil
optimal dengan mempertimbangkan keterbatasan yang ada.
Selama proses pengendalian proyek,
penjadwalan mengikuti perkembangan
proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring serta updating
selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang paling realistis agar
alokasi sumber daya dan penetapan durasinya sesuai dengan sasaran dan tujuan
proyek.
Dalam mengelola sebuah proyek, manajer
proyek harus memperhatikan siklus hidup proyek. Siklus hidup proyek menyatakan
rentang waktu yang terdiri dari tahapan-tahapan yang akan dilalui dalam sebuah
proyek. Siklus hidup proyek minimal memiliki empat taham yang harus dilalui,
yaitu :
1.
Tahap
Inisiasi Proyek
Pertanyaan sederhana yang tertuju pada
tahap inisiasi proyek adalah : apakah menemukan tantangan dan masalah? Tujuan
dari tahap inisiasi adalah proses identifikasi terhadap segala hal yang harus
dilakukan, serta memahami lingkup proyek. Pada tahap ini, seorang manajer
proyek akan dipilih dan diberi wewenang untuk membentuk tim yang akan
menjalankan proyek.
2.
Tahap
Perencanaan Proyek
Pertanyaan sederhana
yang tertuju pada tahap perencanaan proyek adalah : bagaimanakah langkah
penyelesainnya? Perencanaan proyek merupakan proses pengembangan detail atas
perencanaan sutu proyek, yang meliputi daftar semua tugas, pengalokasian sumber
daya, penjadwalan, perencanaan anggaran / budget, manajemen resiko, dan
lain-lain.
Proses perincian ini
sangat bermanfaat agar dapat memahami rangkaian tugas yang akan dilakukan, yang
meliputi pihak-pihak yang bertanggung jawab, batasan waktu tugas, dan
lain-lain. Perencanaan proyek yang telah disetujui sponsor disebut project
baselin. Project baseline tersebut digunakan sebagai kerangka acuan
pengendalian proyek.
3.
Tahap
Pengontrolan Proyek
Pertanyaan sederhana
yang tertuju pada tahap pengontrolan proyek adalah apakah kita pada jalur yang
benar? Pada tahap ini tugas-tugas mulai dilaksanakan. Secara teknis, project
baseline dijadikan sebagai pedoman / acuan tugas yang dilaksanakan. Seorang
manajer proyek harus memantau tugas agar proyek dapat berjalan tepat waktu,
sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan dan berada pada budget yang telah
ditetapkan.
4.
Tahap
Penutupan Proyek
Tahap ini memiliki tiga subtahap pentng,
yaitu : pertanggungjawaban, pembelajaran proyek dan perayaan. Setelah proyek
selesai, manajer proyek mempertanggungjawabkan hasil proyek kepada sponsor
(pemilik proyek) dan recipient (pihak yang akan menggunakan / menerima hasil
proyek). Pada umumnya, pihak sponsorlah yang akan memberikan pernyataan
resmi mengenai selesainya proyek tersebut.
Setiap proyek pasti memiliki keunikan
yang dapat dipelajari. Tidak ada proyek yang identik walaupun memiliki tema
yang sama, namun masalah yang dihadapi, persyaratan, maupun sumber dayanya
(termasuk teknologi) pastilah berbeda. Hal ini yang menimbulan keunikan pada
setiap proyek. Mengadakan pertemuan evaluasi selama berlangsungnya proyek bagi
seluruh tim merupakan pembelajaran yang berharga
Hal umum yang biasa terjadi dalam dunia
kerja adalah dinamika proyek yang cukup aktif, munculnya proyek baru begitu sebuah
proyek selesai dilaksanakan. Oleh karena itu, seorang manajer proyek memiliki
peran aktif yang sangat penting untuk memastikan berhasilnya penyebaran proses
pembelajaran proyek dalam tim yang dipimpinnya.
Tahap yang terakhir adalah tahap
perayaan, janganlah meremehkan sebuah acara perayaan, karena hal tersebut
merupakan salah satu bentuk penghargaan atas usaha-usaha yang telah dilakukan.
Di samping itu, perayaan dapat mempererat kebersamaan dalam sebuah tim hingga
menjadi sebuah tim yang solid.
Suatu proyek dapat berjalan dengan baik dan sesuai
dengan waktu yang telah ditetapkan membutuhkan suatu sistem yang dapat menjaga
agar kerjasama dalam suatu proyek berjalan dengan baik. Untuk mencipakan suatu
kerjasama yang baik dibutuhkan suatu sistem yang disebut manajemen proyek.
Manajemen proyek bertugas merencanakan, mengorganisir, memimpin dan
mengendalikan sumberdaya perusahaan agar dapat mencapai tujuan proyek. Secara
garis besarnyakonsep manajemen proyek bertujuan untuk menciptakan keterkaitan
yang erat antara perencanaan dan pengendalian. Perencanaan proyek merupakan
unsur yang sangat penting dari konsep manajemen proyek karena perencanaan
merupakan suatu usaha untuk meletakan dasar dan tujuan serta menyusun
langkah-langkah kegiatan untuk melaksanakan proyek.
Perencanaan mengarahkan keputusan yang dibutuhkan
dalam memulai suatu proyek. Perencanaan yaitu memilih dan menentukan
langkah-langkah kegiatan yang akan datang yang diperlukan untuk mencapai
sasaran. Dalam perencanaan penyelenggaraan proyek, tahap dan kegunaan
perencanaan dapat dibedakan menjadi perencanaan dasar dan perencanaan
pengendalian. Perencanaan dasar dimaksutkan untuk meletakkan dasar-dasar dari
suatu penyelenggaraan proyek, sedangkan perencanaan pengendalian merupakan
kegiatan menganalisis dan membandingkan hasil pelaksanaan yang diperlukan.
Perencanaan yang tepat disusun secara sistematis
akan dapat berfungsi sebagai berikut :
1. Sarana
komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek
2. Dasar
pengaturan alokasi sumber daya
3. Alat
untuk mendorong perencana dan pelaksana melihat kedepan dan menyadari
pentingnya unsur waktu
4. Pegangan
dan tolak ukur fungsi pengendalian
Unsur-unsur dalam
perencanaan proyek sekurang-kurangnya meliputi :
1. Sasaran
Sasaran merupakan target dimana semua kegiatan
diarahkan dan diusahakan untuk mencapainya. Pada umumnya, sasaran proyek
dinyatakan dalam bentuk waktu, biaya, dan mutu. Disamping sasaran proyek secara
keseluruhan, sasaran dari masing-masing tugas sebaiknya juga dibuat, sehingga
akan memudahkan dala mengendalikan proyek. Sasaran dari masing-masing kegiatan
ini merupakan milestone (tonggak
kemajuan), yang menjadi patokan dalam memantau dan mengendalikan perkembangan
proyek.
2. Organisasi
Organisasi
merupakan sarana dimana para anggota bekerja sama untuk mencapai tujuan proyek.
Organisasi proyek harus diusahakan efisien serta memiliki pembagian tugas dan
wewenang yang jelas.
3. Jadwal
Jadwal
merupakan salah satu perencanaan yang paling penting yang mencakup urutan langkah
kegiatan yang sistematis untuk mencapai sasaran. Penjadwalan berguna sebagai
sarana koordinasi dan integrasi bagi kegiatan para peserta proyek menjadi suatu
rangkaian yang berurutan, pengendalian yang dipakai sebagai tolak ukur dalam
mengkaji waktu penyelesaian yang perlu mendapatkan prioritas supaya
penyelesaian proyek sesuai dengan waktu yang ditentukan.
4. Anggaran
Anggaran
merupakan salah satu bentuk perencanaan yang harus ditentukan sejak awal.
Anggaran menunjukkan perencanaan penggunaan dana untuk melaksanakan pekerjaan
tertentu.
Asumsi perencanaan:
1. Bersifat POSITIF
Faktor penunjang keberhasilan
2. Bersifat NEGATIF
Faktor penghambat keberhasilan
Kemampuan dasar dalam
perencanaan proyek, adalah kemampuan forecasting, meliputi :
1. Mengidentifikasi
proyek pengembangan sistem
2. Mengidentifikasi
sasaran proyek sistem
3. Mengidentikfikasi
kendala proyek sistem
4. Mengidentifikasi
prioritas proyek sistem
Seorang manajer
harus memiliki skill atau keahlian dalam manajemen proyek yang meliputi :
1. The
project management body of knowledge
Seorang manager yang
baik harus memiliki skill ini karena ini merupakan implementasi dari nine
project management knowledge sehingga seorang manajer yang baik dapat
menggunakan itu termasuk teknik dan alat-alat yang mendukung kemajuan suatu
proyek
2.
Application area knowledge, standard
and regulation
Manajer
yang memiliki skill ini mempunyai pengetahuan tentang proyeknya ini, misalnya
dia seorang manajer pada proyek IT maka dia mengetahui apa standard dan
regulasi dari sebuah proyek IT tersebut
3. Project
enviromental knowledge
Dalam kehidupan kita sehari-hari
kita tidak hanya berhadapan dengan situasi, tempat dan kondisi yang sama terus
ada saatnya kita mengalami sebuah perbedaan, baik itu kondisi,situasi dan
tempat. Dari sana kita diperlukan kemampuan kita untuk bisa beradaptasi dengan
baik begitu juga dengan seorang manajer proyek. Seorang manajer proyek tidak
hanya akan menjadi seorang manajer tidak hanya bekerja dengan organisasi yang
sama setiap saat begitu juga tipe proyek yang sama. Maka dari itu dibutuhkan
kemampuan untuk beradaptasi dengan perbedaan tersebut dan mengetahui berbagai
macam aspek/pengetahuan dalam kehidupan seperti aspek ekonomi, sosial,
politik dll
4. General
management knowledge and skill
Skill ini sudah saya singgung
sedikit diatas yaitu skill tentang mengetahui berbagai macam pengetahuan yang
ada di kehidupan kita sehari-hari. Seorang manajer yang baik tidak hanya menguasai
salah satu aspek/bidang pengetahuan tetapi dia harus menguasai berbagai macam
ilmu karena dengan menguasai berbagai macam ilmu tersebut dia bisa mengambil
keputusan, memberikan arahan. menyelesaikan masalah yang berbeda dari bidang
ilmu yang dia sangat kuasai.
Untuk bisa menguasai berbagai macam
bidang/ aspek pengetahuan itu sangat sulit tetapi bukan berarti tidak
bisa. Manajer yang baik tidak harus menguasai bidang ilmu sampai 100% tetapi
separuhnya saja sudah cukup namun dia tetap harus belajar dan memutuskan ilmu
pengetahuan mana yang penting bagi proyeknya tersebut
5. Soft skill
or human relation skill
Untuk meraih nilai yang tinggi pada
suatu proyek di perlukan Soft skill or human relation skill. Soft skill
yang bagus diperlukan / penting karena seorang manajer proyek memerlukannya
untuk mengetahui, mengarahkan, memenuhi permintaan stakeholder, memimpin tim,
memotivasi bernegoisasi dan menyelesaikan masalah. soft skill yang baik dapat
membantu kerj a manajer proyek dalam menyelesaikan masalahnya, selain itu
seorang manajer proyek memerlukan human relational skill yang baik pula karena
seorang manajer proyek tidak bekerja sendirian, dia bekerja secara tim. Apabila
seorang manajer tidak memiliki skill tersebut maka kerja tim pada proyek
akan buruk dan itu tidak baik dalam menjalankan suatu proyek
Selain skill yang berjumlah 5 yang
saya sebut diatas, ada skill lain yang juga penting untuk di miliki seorang
manajer proyek yaitu skill dalam memilih dan menggunakan Teknologi informasi
serta skill kepemimpinan. Seorang manajer proyek sering di hadapkan dalam
mengambil keputusan yang sulit, setiap keputusan yang di ambil dapat
membahayakan suatu proyek. Maka diperlukan sebuah tim yang solid serta
kemampuan diri dalam menguasai teknologi informasi untuk membantu menyelesaikan
masalahnya dengan efektif
Seorang manajer proyek juga harus
memiliki skill kepemimpinan yang baik, walaupun pemimpin dan manager merupakan
posisi yang berbeda dan spesifikasi yang berbeda pula, tetapi seorang manajer
proyek yang baik di haruskan memiliki nya. seorang manajer bekerja secara tim
dan dia sebagai pemimpin sebuah proyek sehingga dia harus mempunyai visi yang
jelas, dapat mengambil keputusan secara cepat dan tepat serta dapat
menjadi contoh atau menginspirasi anggota timnya
Seorang manajer proyek harus
mempunyai skill / keahlian yang sudah saya sebutkan diatas, dengan skill
tersebut dia tidak hanya membuat proyek nya berhasil tetap juga dia dapat
menolong dirinya sendiri untuk bisa mengatasi tekanan dan tanggung jawab yang
besar yang dia tanggung .
Masalah
dasar yang sering ditemui dalam manajemen proyek ada berbagai macam.
Diantaranya adalah :
1. Keinginan klien berubah-ubah atau
tidak jelas.
Keinginan
klien yang tidak pasti dapat menjadi masalah besar. Penting untuk memiliki alur
yang jelas dari awal hingga akhir proyek sehingga klien akan bisa lebih
spesifik terhadap persyarata yang dimilikinya.
2. Tidak menempatkan orang yang tepat
untuk mengatur proyek
Biasanya,
dalam pengalokasian sumberdaya, sebagian besar usaha dikerahkan untuk fokus
mencari sumberdaya yang tepat dibandingkan mencari manajer proyek yang tepat.
Kadangkala pula seorang manajer proyek dipilih berdasarkan ketersediaan tenaga
kerja yang ada, bukan berdasarkan skill nya.
3. Gagal untuk mendapatkan dukungan
Seringkali,
sebuah proyek gagal karena mereka tidak mendapat support yang cukup dari
departemen atau orang-orang yang tergabung dalam proyek tersebut, termasuk
manajer.
a. Tidak membuat jobdesk atau role yang
jelas untuk seluruh tim.
b.
Kedua karena tidak menjelaskan “personal payoff” dari
masing-masing orang ketika proyek berhasil.
c.
Tidak menjelaskan bagaimana evaluasi dari kontribusi setiap
orang.
d.
Gagal untuk membuat “sense of urgency” mengenai proyek.
4.
Kurangnya Komunikasi
Komunikasi menjadi faktor terpenting
kesuksesan sebuah proyek manajemen. Komunikasi antar tim, tim dengan manajer
proyek, tim dengan klien, dst harus selalu dijaga.
5.
Kurang spesifik terhadap bidangnya
Proyek yang tidak memiliki
“ultra-clear goal” akan gagal. Bidang atau jangkauan yang berubah adalah hal
yang paling berbahaya yang dapat terjadi dalam sebuah proyek. Jika tidak
ditangani dengan baik makan akan menghabiskan dana dan waktu yang banyak.
6.
Tidak memiliki ukuran untuk mendefinisikan keberhasilan
Hal pertama yang harus dilakukan
oleh seorang manajer proyek adalah ia harus mengerti dan paham apa arti
kesuksesan proyeknya, apa yang membuat proyeknya berhasil, kapan proyek akan
selesai dilaksanakan, dsb.
Fungsi
penjadwalan dalam suatu proyek antara lain :
1. Menentukan durasi
total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
2. Menentukan waktu pelaksanaan
dari masing-masing kegiatan.
3. Menentukan kegiatan-kegiatan
yang tidak boleh terlambat atau tertunda
pelaksanaannya dan menentukan jalur kritis.
4. Menentukan kemajuan pelaksanaan
proyek.
5. Sebagai dasar perhitungan
cashflow proyek.
6. Sebagai dasar bagi penjadwalan
sumber daya proyek, seperti tenaga kerja, material, dan peralatan.
7. Sebagai alat pengendalian
proyek.
No comments:
Post a Comment